• Надо ли тешить свое эго отчетами?

    Posted on October 23rd, 2008 Александр Орлов 4 comments

    Happy PM Reality Show: мега-тренинг Клуба Успешных ПМов, 12-15 декабря 2008, С-Петербург

    В группе Happy PM в  LinkedIn разгорелось отличное обсуждение про отчеты – для чего они нужны и как их правильно собирать. Ну, то есть, каждый день, или все-таки лучше каждый час? И хватит ли пяти страниц ворда? Может, лучше в Экселе? :)

    Я решил написать про отчеты несколько мыслей (сразу предупрежу, они могут совпасть с уже высказанными в обсуждении. Причем высказанными не только мной :) ).

    Когда я стал менеджером, то я стал просить людей присылать мне еженедельные отчеты в свободной форме. Почему так? Потому что так делал мой начальник перед тем, как пойти на повышение.

    Но если заглянуть глубже, то – потому что это вполне хватало для достижения моих “отчетных” целей. Раз в месяц мне нужно было составлять отчет для нашего менеджера и я его компилировал как раз из недельных отчетов своих сотрудников. Этих недельных отчетов мне вполне хватало.

    Пару раз я пытался достичь отчетами другой цели – взрастить в сотруднике больше дисциплины – и предлагал ему слать мне ежедневные отчеты. Цели, конечно, ни фига не достиг. Достиг уже потом и другим, более веселым способом, о чем честно рассказал на PMDays.

    В общем, прежде чем вводить какую-то систему отчетности или же менять уже существующую, следует сначала осознать – зачем? Большинство менеджеров, особенно начинающие, таким вопросом не задаются. А начинают что-то внедрять “чтобы было”, “потому что так правильно” и “чтобы стало по уму”.

    Это бред. Ну то есть, когда это происходит, то у системы отчетности тоже есть цель – потешить эго менеджера. С такими целями система имеет два возможных исхода:

    • Она медленно или немедленно идет лесом из-за саботажа сотрудников
    • Она таки внедряется огнем и мечом, после чего сотрудники от менеджера начинают потихоньку уходить

    Теперь давайте подумаем, какие могут быть нормальные цели у отчетов:

    • Давать информацию заказчику, что и в каком объеме было сделано за его деньги.
    • Давать начальнику понимание того, что происходит, с частотой, необходимой для грамотного контроля.
    • Способствовать обмену информацией между членами команды и с другими командами.

    Пункт номер 2 в большинстве случаев оказывается не актуален, потому что начальник разговаривает с людьми каждый день, или же проводятся ежедневные Scrum митинги, ну и т.д.

    А вот пункт номер 3 в моем опыте оказывался очень полезен. Вообще, в том же Интеле есть практика – каждый менеджер (на всех уровнях) пишет месячные отчеты. И любой человек может попросить присылать ему отчеты любой группы в Интеле. Ну, в рамках разумного. Чтобы не происходило нарушений конфиденциальности. :)

    Короче говоря, целеполагание – это наше все. :) В том числе, в системах отчетности. На следующей неделе поговорим немного о структурах отчетов, и как сделать так, чтобы их писали и читали. :)

     

    4 responses to “Надо ли тешить свое эго отчетами?”

    1. На моей последней работе никто отчетов не требовал, но я иногда их посылал сам своим менеджерам вместе с моими планами на неделю и на перспективу.

      Я делал это для того, чтобы “пункт номер 3″ выполнить и чтобы менеджер был в курсе происходещего

    2. Мысль про отчёты как средство обмена знаниями отличная, особенно на межкомандном уровне. Внутри команды-то люди и так плотно друг с другом работают (если это команда). А вот архивчик ежемесячных отчётов команд, с которыми взаимодействуют мои команды – с большим интересом почитал бы. Думаю, и им мои было бы интересно почитать. Появилось бы лучшее понимание друг друга, думаю.

      В этом идея рассказывать о своём опыте для других (ну там, в виде внутрикорпоративного блога) не нова для меня. Новым является именование этой деятельности “отчётами” и таким образом придание ему официальной серьёзности.

      По поводу отчётов для выявления и лечения лентяев: есть мысль, что применять этот штангенциркуль может иметь смысл время от времени – но не постоянно – так сказать, для контрольных замеров, и выборочно по сотрудникам (хотя тут есть недостаток – это порождает “неравенство”). Таким образом мы получаем необходимые данные и склоняем интересующего нас субьекта к рефлексии, и в то же время сводим к минимуму человеко-часы пыток отчётами.

    3. [...] прошлой неделе мы говорили о том, зачем могут менеджеру понадобиться отчеты. На [...]

    4. Отчеты нужны только такие, которые содержат информацию, либо данные, которые можно использовать для получения информации, которая будет использоваться для принятия тех или иных управленческих решений.
      При этом даже простейший чек-лист о выполнении работы в соответствии с той или иной инструкцией/процедурой – уже полезный отчет, который может кроме возможного “разбора полетов” служить и фактором дисциплины. Но, это уже “культура труда”.
      В целом отчет – с моей точки зрения – должен быть коротким продуманным документом на основе продуманной МЕНЕДЖЕРОМ структуры и состава данных, которые должны быть получены в отчете. И этот отчет должен быть все же стандартизированным (для конкретных нужд. И, желательно, собирать первичку – а то, после нескольких поколений “законотворцев” можно обнаружить, что куча народа ваяет в организации отчеты, информацию, изложенную в которых и так можно получить из данных, которые и так существуют в организации и регулярно собираются. Более, того, отчеты, собирающие ИНФОРМАЦИЮ, а не ДАННЫЕ, могут быть и преукрашены, в соответствии с рассуждениями пишущих таковыми о том, что такое “хороший” отчет…
      В таком случае и отчетов может оказаться немного, и времени на них будет уходить вовсе не “прорва”, и заниматься анализом этого будет проще и понятнее…
      Но стрясти даже “умный” отчет – особенно впервые ставить систему отчетности – еще та задачка…
      В общем – отчеты – полезны, но если помнить правило: “Усложнять – просто, упрощать – сложно!” И – упрощать.
      Но это – с моей точки зрения…

    Leave a reply

    You must be logged in to post a comment.