• Инструменты планирования

    Posted on November 20th, 2008 Александр Орлов 17 comments

    HPM Reality Show: открытый тренинг проекта Happy PM, 12-15 декабря 2008, С-Петербург

    Когда я учился в институте и начинал работать, то часто заходил в книжные магазины. Там обычно продавали заодно и дорогущие кожаные ежедневники. Меня тогда всегда занимал вопрос – какие пафосные дядьки их покупают? И зачем вообще нужны ежедневники, если я и так все помню? А я тогда действительно все помнил.

    Шло время, я перестал все помнить, и у меня теперь тоже есть кожаный ежедневник. :) И я решил рассказать, зачем он нужен, и как я к нему пришел.

    Память стала работать хуже как-то неожиданно. :) Началось это как раз где-то на заре моей менеджерской карьеры, когда моя группа внезапно расширилась до 17 человек. Отшибло память окончательно, когда в Intel мы начали работать над проектом Apache Harmony. Тогда у меня было в подчинении 5 человек (чуть позже их стало 10), которые все делали разные вещи. Мы очень тесно работали с 4 другими командами, и довольно тесно еще с 7-8. Я получал 100-150 писем в день. Уползал с работы когда получится. И как-то застал себя за тем, что засыпаю, а в голове крутятся тестовые сюиты. :)

    Самое интересное, что по работе я практически все помнил. Ну, забывал, конечно, но приемлемо редко. Зато вот с семейными и околосемейными дела – была обратная картина. Со временем, и там и там дела пошли хуже. Ну, то есть, я начал реально забывать и про домашние дела, и про рабочие. Забывать помногу и часто важные вещи.

    Я решил с этим бороться. Первым средством борьбы стал Outlook. Митинги, тренинги и прочие события у меня и так висели в календаре. Я стал туда же забивать особенно важные вещи, которые нельзя продолбать. Типа подготовки важной презентации. В результате календарь стал напоминать не пойми что. А поскольку половину дел я туда все равно не заносил, то забывчивость все равно имела место быть.

    Тогда я решил перенять у коллег способ “файлик с задачами”. Туда надо было выписывать все задачи. Время от времени туда заглядывать, делать задачи, после чего их из этого текстового файлика удалять. Или перемещать выполненные задачи вниз файлика.

    Меня хватало на два дня. После чего я забывал в этот файлик смотреть. :) И самое главное – поскольку митинги и тренинги были в календаре, остальные задачи в файлике, а нерабочие дела в голове – не было цельной картины. В мозгу была каша.

    Еще было обидно то, что в воскресенье дома я совершенно не помнил, что у меня запланировано на понедельник. :) Аутлук еще в какой-то момент взглючил и стал хранить мой календарь на иксчендж сервере, то есть с ноутбука без подключения к Интернету календарь было не посмотреть. Интернета у меня не было, поэтому в воскресенье я полагался на память. Чтобы, приехав на работу в понедельник, обнаружить, что я опоздал на митинг на полтора часа.

    В общем, продолжался ужас до тех пор, пока я не попал на тренинг по тайм менеджменту к Игорю Одинцову. Как обычно, что-то услышав или что-то прочитав, я решил попробовать на себе. И первое, что я решил попробовать, были недельные и дневные планы.

    Я купил себе ежедневник. И начал в воскресенье вечером накидывать план на неделю. Обычно он у меня занимал один листок в ежедневнике. После чего, вечером каждого дня я писал план на день следующий. Естественно,заглядывая в недельный план. В план писал рабочие и нерабочие задачи – все, что надо было сделать:

    • Написать Software Quality Plan
    • Накидать драфт презентации для Ops Review
    • Поставить зимнюю резину
    • Отвезти старшего на карате

    В течение дня, я выполнял задачи и ставил напротив них плюсик. В конце дня, окинув взглядом картину с плюсиками, понимал, что день пропал не зря. :) Те задачи, которые не успел, переносил на следующий день.

    В итоге, понял, что это то, что надо:

    • Можно реально окинуть взглядом весь свой план на день
    • Сделав задачу, хочется поставить напротив нее плюсик – типа я такой doer :)
    • Ставя плюсик, окидываешь взглядом, что осталось. Можно в каждый момент времени выбрать наиболее важную/критичную задачу и делать ее
    • Ежедневник всегда ношу с собой, поэтому в Интернете я или без него – всегда вижу свой план
    • Давно уже не продалбываю важные задачи. Если есть подозрение, что могу забыть – записываю в ежедневник.
    • Кожаный ежедневник дает ощущение важности процесса. Как-то я его очень полюбил. :)

    Наверное, есть электронный инструментарий, который позволяет достичь всего того же. Думаю, что изучением такого инструментария займусь в рамках проекта Happy PM. Потому что это дело важное. Но пока мой инструмент – хороший кожаный ежедневник.

    P.S. Секция по тайм менеджменту будет 14 декабря на открытом тренинге. Вести будет тоже Игорь Одинцов. :)

     

    17 responses to “Инструменты планирования”

    1. У меня немного другая схема: гибкие задачи (которые можно сделать когда угодно) я разделяю на рабочие и личные.
      Личные пишу в КПК, рабочие в аутлук.

      А встречи и другие жесткие задачи, контакты, почту синхронизирую через exchange.
      Получается, что если я на работе то, делаю то, что в плане аутлука.
      А если вне – смотрю задачи в КПК.

      Т.к. встречи синхронизируются, я всегда вечером дома вижу, что будет завтра с утра – надо ли приехать в офис к 10 или можно к 11 :)

      P/S/ Короч если у меня в одном списке “Написать Software Quality Plan” и “Отвезти старшего на карате” для меня это не комфортно.

    2. У меня вообще есть подозрение, что аутлук и все хитроумные софтины для личного планирования – это чистые понты и развод на бабки.

      Кожаный ежедневник рулит вполне, это точно! А еще хороша белая магнитная доска, на которой можно рисовать к примеру, карты ума, списки to-do и прилеплять магнитиками квадратные бумажки для записок (которые сами по себе иногда могут временно заменить ежедневник).

      Но если без компа все же никак – то тогда имеет смысл наверное только таблеточный писюк, как планшет для записей. Но стоит ли ?

    3. Да… Опять надо начинать планировать… Почему-то желание планировать дела заранее возникает волнами – попланируешь попланируешь, разберешься с текущими делами, а потом раз! И опять забрасываешь ежедневник в угол :)

    4. У меня задачи хранятся в http://calendar.google.com. Именно потому, что кожаный ежедневник хорош для ежедневных задач, а вот для продолжительных (несколько дней, или с периодичностью, или на весь день) он, имхо, подходит не очень – надоедает переносить один и тот же текст. Или надо просто составить список задач, без привязки к конкретным датам (на перспективу или непонятно еще пока когда будет в силу некоторых факторов).

      Подскажите, пожалуйста, как вы с этим боретесь?

    5. 2 Xoxa – у меня такое себя изжило – очень тяжело синхронизировать планы. :)

    6. 2 Ra – у меня есть палм, но я так и не научился на нем быстро вводить информацию. ) Да и экран там все-таки существенно меньше, чем страница в моем ежедневнике. Поэтому пока использую палм для чтения и GPS’а, а планирую в ежедневнике.

    7. 2 anton_nix. В ежедневный план я пишу задачи, которые должны быть выполнены за день. Если задача большая – на пару-тройку дней, то она живет у меня в плане недельном. Я ее разбиваю на более мелкие задачи и их уже пишу в дневные планы.

      Например, задача “Сконвертировать 45 минут интервью в текст” – это в недельный план. А в дневной идет “Сконвертировать 10 минут интервью” и т.д.

    8. Из инструментов планирования могу посоветовать прогу My Life Organized (http://www.mylifeorganized.net/) эта прога идеально подходит для GTD планирования (Тот, кто не читал еще убойную книжку тов. Дэвида Аллена «Getting Things Done», идет ее читать) прога очень проста в освоении и имеет возможность создания своей личной тайм менеджерской системы, очень советую. Outlook отдыхает. Хотя My Life Organized может с ним синхронизироваться. Примеры применения проги можете посмотреть здесь: http://4pda.ru/forum/index.php?showtopic=12287

    9. Сделанные дела просто вычеркиваю, иначе еще несколько раз их прочитываю.

      Идея с плюсиком понравилась. Теперь к вычеркиванию еще и плюсик добавлю.

    10. 2 skyline – ага, буду программу посмотреть. Правда, уже прислали одну на ревью – LeaderTask, на этой неделе будет обзор. GTD тогда на следующей неделе.

    11. У меня одно время было в среднем 5 митингов в день, которые сидели в Лотусе, и около 40 проектов, из которых двигалось штук 5-10 в каждый момент времени. Ежедневник просто не спасал, ибо 90% задач были на вчера. Поэтому я уже давно пользуюсь исключительно простым блокнотом, где пишу задачи по мере их появления. Там же вычёркиваю сделанные. На одном развороте блокнота умещается 10-20 задач, а потому легко в поле зрения держится всё нужное. Очень срочное выделяю маркером, тогда оно бросается в глаза раньше и чаще. А для головы остаётся помнить, что на предыдущем развороте что-то осталось из того, что терпит дольше других. При всех жалобах на память умудрялся ничего не забыть. А блокноты бесплатно дают :)

    12. Меня всегда интересовал один вопрос: как можно так жить по расписанию? Это же жуть какая-то когда все расписано и все известно. Конвеер какой-то! В чем прикол уходить из творческой работы в механическую конвеерную?

      Да я согласен, что нужен механизм для хранения тех задач которые предстоит сделать, приоритеты и желаемы порядок выполнения. Но блин, мне непонятно зачем надо себя жестко ставить в рамки, расписывая себе таски на день почасово.

    13. Чтобы не превратится в бездушного робота – надо соблюдать чувство меры. :)

      Во-первых, есть гибкие задачи – которые ко времени не привязаны, а делаешь когда хочешь.

      Во-вторых, когда продалбываешь – это гораздо хуже чем когда жестко планируешь. То есть, я использую ежедневник скорее как средство от продалбывания.

      В-третьих, я философски отношусь к тому, что делать сегодня не хочется. Обычно это относится к не очень важным задачам. Не хочется – и не делаю. Либо переношу на завтра, либо на послезавтра, либо вообще нафик. :)

    14. >В-третьих, я философски отношусь к тому, что делать сегодня не хочется. Обычно это относится к не очень важным задачам. Не хочется – и не делаю. Либо переношу на завтра, либо на послезавтра, либо вообще нафик.

      Вот про это, почему-то, не на одном тренинге не говорят. Обычно учат тому как делать еще больше за меньшее время.

      Наверно лично моя такая особенность – если уже запланировал, то буду делать. Поэтому если у меня будет большой четкий план я умом тронусь… :)

    15. Понятно почему не говорят. Кто-нибудь начнет этим увлекаться – и вообще перестанет что-либо делать. :)

    16. [...] вылетел из головы… (Да, я забыл записать это в свой кожаный ежедневничек!) Спасибо Лене Арсеневой за то, что она вернула этот [...]

    17. [...] большинство людей не ведут дневных планов? Имхо, все просто. Людям очень неудобно заглядывать в [...]

    Leave a reply

    You must be logged in to post a comment.