• Как проводить совещания: давайте разбираться

    Posted on December 1st, 2011 Александр Орлов 13 comments

    Помню, когда я стал менеджером, было очень весело ходить на совещания. Сидишь, ничего не делаешь, создаешь умный вид, вовремя там киваешь и все такое. Или наборот, берешь слово, все молчат и тебя слушают. По-моему это очень круто.

    Потом я начал сам собирать совещания – это еще веселее. Ты всех собираешь и вы живо что-то обсуждаете, фактически решаете судьбу мира в рамках четко очерченного проекта. Это тоже очень круто. Совещания, как известно – практическая альтернатива работе. :)

    Уже сильно потом приходит понимание, что совещания, когда их становится много, как-то… мешают работать. В какой-то момент у меня стало около 12 совещаний в неделю (каждое не меньше часа), к этому добавить собеседования новых ребят, и время пропало совсем.

    Пришлось учиться эффективно использовать время совещаний. Не могу сказать, что научился этому сразу. Мне кажется, научился делать это более-менее толково уже после того, как начал работать на себя. Там волей-неволей приходит острое чувство утекающего времени. Либо ты его тратишь на что-то полезное, либо его за тебя тратят на что-то бесполезное.

    Это не означает, что я перестал общаться с родными или друзьями, и начал вести протокол, даже когда пью пиво. :) Нет, если я отдыхаю – я отдыхаю. Но если я работаю – я работаю. И обсуждение в этот момент будет идти эффективно. А если начинается флэйм и еще что-то нехорошее, то у меня внутри срабатывает триггер и я начинаю наводить порядок. :)

    Какое-то время назад я начал изучать тему, чтобы подготовить тренинг по эффективным совещаниям. И таки его подготовил, теперь мы его проводим. Причем иногда проводим неожиданно, как только обнаруживаем, что у слушателей есть проблемы с совещаниями. А обнаруживаем это практически всегда.

    • Люди приходят неподготовленными
    • Обсуждения уходят куда-то в сторону
    • Часовое совещание занимает три часа
    • Люди ничего не могут решить прямо на совещании
    • Коллеги до чего-то договариваются, потом обнаруживают, что по-разному поняли, до чего договорились
    • Никто не делает того, о чем договорились на совещании
    • Во время совещания все молчат, потом в курилке оказывается, что люди были на самом деле не согласны.
    • Во время совещания все сидят скучают
    • Или играют в Bullshit Bingo

     
    В общем, происходит нормальный человеческий бардак. Настало время разобраться с темой совещаний прям здесь и сейчас. По этому поводу решил написать серию из 4-5 постов, как сделать ваши совещания максимально эффективными.

    Никакой магии тут нет, есть простые проверенно работающие вещи. Большинство их вы сможете использовать незаивисимо от того, собираете совещание вы или вас на него приглашают участником.

    Эффективность любого совещания зависит ровно от 5 вещей, которые надо сделать правильно. Это:

    • Повестка
    • Подготовка
    • Проведение
    • Протокол
    • Контроль

     
    И начнем мы с повестки, о которой и будет следующий пост…

    P.S. Если у вас есть какие-то особенно наболевшие проблемы, связанные с совещаниями, и вы хотели бы их побороть – пишите про них в комментариях. Будем разбираться.

     

    13 responses to “Как проводить совещания: давайте разбираться”

    1. А тут можно ссылки на свои блоги давать? ))

    2. :) Борис, конечно, можно!

    3. [...] первая остановка на нашем путе к эффективным совещаниям – повестка… Несколько практических советов, как [...]

    4. Саша, добрый день.
      Постараюсь принять активное участие в обсуждениях. Тема очень интересная.
      Хочется предложить перед повесткой определиться с кругом участников, в целях эффективного и продуктивного проведения совещания. В каких случаях нужно приглашать руководителей отделов, в каких нет. Достаточно ли пригласить ответственных по направлениям и стоит ли учитывать их полномочия и т.п.

    5. Елена, зависит от традиций организации, но я привык посылать приглашение начальнику отдела (если не знаю выделенного для моего проекта чела). В приглашении прошу делегировать представителя отдела, если начальник сам не может участвовать.

      Александр, эта тема очень неплохо освещалась Дейлом Карнеги. Надеюсь, не будете велик изобретать? ;)

    6. 2 Usach_Lena

      Постараемся осветить, ага, спасибо.

      2 alikmust

      Да где эта тема только не освещалась. :) Хотя у Дейла Карнеги про это не читал.

      Я думал изложить как оно сейчас есть в голове и материалах тренингов, но постараюсь сделать это максимально кратко и сжато.

      А как заключение хочется вообще дать чеклист правильного совещания, наверное.

    7. >> Да где эта тема только не освещалась

      Мне, например, больше всего понравилось освещение данной темы в книге Rework. Бизнес без предрассудков :)

    8. [...] первая остановка на нашем путе к эффективным совещаниям – повестка… Несколько практических советов, как [...]

    9. Valentin Anoprenko

      Один из классиков менеджмента П.Друкер в книге “Эффективный управляющий” приводит пример руководителя, который приглашал на все совещания всех своих непосредственных подчиненных, чтобы никого не обидеть. В итоге на совещаниях всегда присутствовала толпа людей, и эффективность была никакая. Причем самим приглашенным, как потом выяснилось, эти митинги тоже казались бесполезной тратой времени.
      В итоге руководитель нашел следующее решение данной проблемы. Перед началом каждого совещания он посылал всем потенциальным участникам письмо следующего содержания: “Я пригласил господ А, В и С для обсуждения вопроса X. Если вам есть, что спросить, или вы хотите принять участие в обсуждении, приходите тоже. В любом случае по итогам встречи всем будет выслан подробный отчет о ходе обсуждения и предложено внести свои коррективы и предложения”. После этого число участников резко снизилось, а эффективность существенно выросла.

      Не всегда данный подход сработает, но во многих случаях может быть полезен.

    10. Не всегда данный подход сработает, но во многих случаях может быть полезен.

      Валентин, спасибо, очень правильный подход имхо. Проясняет людям, что происходит и что им нужно делать. Спасибо!

    11. Спасибо за поднятую тему, Саша!

      Для моей компании тема совещаний – больной вопрос.

      С одной стороны никто не хочет в них участвовать, потом если участвуют легко может начаться сваливаение в воспоминания о “вляпывании в грабли”, жалуются “а когда работать?”, а с другой стороны если на совещание не пригласить и лишь прислать minutes, то через какое-то время делают круглые глаза – “первый раз слышу о том-то и том-то”… В общем – полный атас!

      Кое-что из изученного в рамках Стратоплана помогает мне выжимать из неэффективных совещаний пользу.
      Я всегда обрываю нити не относящиеся к теме встречи, всегда рисую на бумажке схемы, таблицы и т.д. по результатам обсуждения, готовлю протокол.

      Пожелание небольшое. Из этого поста сделать ссылки на остальные главы темы “О совещаниях”.

    12. [...] выкладываю ссылки на «сагу о совещаниях»: Как проводить совещания: давайте разбираться О совещаниях: Часть 1. Повестка О совещаниях: Часть 2. [...]

    13. [...] Как проводить совещания: давайте разбираться [...]

    Leave a reply

    You must be logged in to post a comment.