• О совещаниях: Часть 1. Повестка

    Posted on December 1st, 2011 Александр Орлов 6 comments

    Итак, первая остановка на нашем путе к эффективным совещаниям – повестка… Несколько практических советов, как использовать повестку (она же agenda, если вы проводите не совещание, а митинг :) ).

    1. Повестка должна быть. Кроме общечеловеческих полей:

    • Тема совещания
    • Время
    • Место (+ телефон для дозвона, если есть такая возможность и необходимость)
    • Список участников

     
    Повестка безусловно должна включать в себя перечень обсуждаемых тем. Не будет повестки – будем обсуждать что придется. :) Для каждой темы, по-хорошему, должно быть написано:

    Название темы – чтобы человек мог понять, что от него на совещании может потребоваться.

    Время на обсуждение темы – это позволяет а) оценить, сколько тем мы реально успеем обсудить за время совещания б) в процессе проведения отслеживать, не пора ли переходить к следующей теме

    Кто ведет обсуждение и каким образом он это делает – это будет презентация, мозговой штурм, высказывание мнений по кругу или что? Кто это дело будет вести?

    Способ принятия решения, если обсуждение подразумевает принятие какого-то решения: консенсус, авторитарное решение, консультативное, голосование и пр. Иначе по завершении обсуждения, когда надо будет принимать решение, участники обсуждения могут понять по-разному, как надо его принимать. Лидер совещания может принять решение авторитарно, а остальные останутся в недоумении, потому что думали,что будет демократия. :)

    Ожидаемый результат – что ожидается получить по результатам обсуждения данной конкретной темы? Список действий, или решение “делаем/не делаем”, список идей, что именно?

    Шаблон правильной повестки вы можете скачать вот отсюда: шаблон повестки.

    Кроме шаблона есть еще 5 полезных правил, которых полезно придерживаться. О них – ниже.

    ———————-

    2. Список участников – это те, кто реально нужны на совещании. Написав список участников, перечитайте его дважды, чтобы понять, насколько все эти люди реально нужны на совещании. Точно они вес нужны? Для обсуждения всех вопросов? Для чего именно?

    К сожалению, очень мало кто может отказать лидеру совещания, сказав “я не приду, я там не нужен”. А пригласив людей мы неминуемо отрываем их от работы. Пригласив 8 человек на часовое совещание, без которого они могли обойтись, мы теряем человеко-день. Наверное, это много.

    Да и людям это четко показывает, что совещания штука не нужная, но очень нудная.

    3. Повестка должна быть разослана заранее всем участникам совещания. Чтобы люди пришли на совещание подготовленными им, вероятно, надо знать, к чему готовиться. :) Для этого имеет смысл разослать всем повестку заранее. Заранее должно быть ровно таким, чтобы за это время человек мог успеть подготовиться. Или бОльшим.

    4. Если вам приходит приглашение на митинг без повестки, уточните: “А что будем обсуждать?” Понятное дело, что не всегда мы сами собираем совещания. Бывает такое. что нас туда приглашают. Если повестки не прислали – не поленитесь переспросить, что будем обсуждать. Чтобы люди не удивлялись, чего это вы к ним придираетесь, напишите объяснение: “Я почему спрашиваю – чтобы успеть подготовиться и потом не мычать что-то нечленораздельное. В общем, чтобы никого не подвести.”

    5. Без повестки можно обойтись, если уверены. что все ее и так знают. Совещания могут собираться и без повестки. В двух случаях. Первый – это когда повестку все и так знают. Ну, например, Скрам митинг – все и так знают, что там спросят три концептуальных вопроса:

    • Что делал вчера?
    • Что будешь делать сегодня?
    • Какие проблемы есть?

     
    Поэтому, ясное дело, повестку рассылать перед Скрам митингом не нужно.

    6. Повестку можно формировать на лету в случае срочных совещаний. Второй случай, когда совещание может собираться без повестки – это для обсуждения каких-то срочных внезапно свалившихся вопросов. Например, не дай бог, сгорел дата центр. В этом случае повестку можно формировать на лету, когда все нужные люди собрались вместе на срочном совещании:

    • Итак, что нам надо обсудить? – Собираем со всех темы для обсуждения
    • Что надо обсудить сейчас?
    • Что можно обсудить потом?

     
    Дальше разбились на рабочие группы и побежали решать.

    Проверьте свои совещания на эффективность повестки. Если на ваш взгляд  у вас сейчас совещания проходят неэффективно, попробуйте проверить их на эти 6 простых пунктов – возможно, ситуацию с повесткой можно будет улучшить.

    А в следующем посте мы поговорим о проведении совещания.

     

    6 responses to “О совещаниях: Часть 1. Повестка”

    1. [...] простые работающие советы по проведению совещаний. Ситуацию с повесткой мы уже разобрали, давайте поговорим про подготовку. Тут можно было бы [...]

    2. [...] совещания. В первых двух частях мы оговорили про повестку и подготовку. Настал черед поговорить про само [...]

    3. [...] О совещаниях: Часть 1. Повестка [...]

    4. [...] О совещаниях: Часть 1. Повестка [...]

    5. [...] Часть 1. Повестка Posted on December 1st, 2011 Александр Орлов 4 comments [...]

    6. [...] Как проводить совещания: давайте разбираться О совещаниях: Часть 1. Повестка О совещаниях: Часть 2. Подготовка О совещаниях: Часть 3. [...]

    Leave a reply

    You must be logged in to post a comment.