• О совещаниях: Часть 3. Проведение

    Posted on December 12th, 2011 Александр Орлов 9 comments

    Продолжаем говорить про то, как правильно проводить совещания. В первых двух частях мы оговорили про повестку и подготовку. Настал черед поговорить про само действие, про роли, которые должны присутствовать на каждом правильно совещании. Таковых ролей четыре. На английском языке они имеют благозвучные названия gatekeeper, timekeeper, facilitator, recorder. Но чобы всех запутать, введем новую русскоязычную терминологию:

    1. Смотрящий – этот человек смотрит за тем, чтобы обсуждение не уходило в сторону. Его функция проста – время от времени говорить: “Коллеги, про футбол это хорошо, но давайте вернемся к вопросы про авто-тесты.”

    2. Часовой – человек-часы. Он время от времени посматривает на свой хронометр с тем, чтобы сказать всем остальным, сколько времени осталось на обсуждение текущего вопроса. Время он отслеживает согласно не собственной интуиции, а согласно правильной повестке.

    3. Ведущий – этот человек внимательно смотрит за теми, кто говорит и кто не говорит. Тех, кто не говорит, он иногда бесцеремонно дергает: “Коллега, а вы что думаете по этому вопросу?” Задача ведущего – сделать так, чтобы в обсуждении приняли участие все.

    4. Писарь – этот специально выделенный и обученный писать человек, скрупулезно записывает, что на совещании обсуждалось, какие решения были приняты. И он же потом пишет протокол совещания и рассылает его всем, кому нужно его разослать.

    Эти роли может совмещать один человек. Не всегда это просто. Довольно тяжело, например, совмещать роль писаря с другими ролями. Но ничего невозможного нет. Самое главное – не важно, вы собрали это совещание или нет. Если вы видите, что какие-то из этих ролей не выполняются, то вы можете взять их выполнение на себя.

    Естественно, надо понимать, в каких отношениях вы находитесь с другими участниками. То есть, не надо своему генеральному директору делать назидательные замечания: “”Сергей Валентиныч, про ваши пьянки с заказчиками это очень интересно, но давайте вернемся к рабочим вопросам”. Но если у вас с коллегами примерно один уровень, то берите исполнение ролей на себя. Приучайте остальных к порядку. :)

    Дальше – немного тонкостей по исполнению каждой роли.

    ——————————————————

    1. Смотрящий (gatekeeper) – роль непростая. Казалось бы – смотри себе за тем, соответствуем мы повестке или нет. Ушли в сторону – раз всем по рукам! Однако роль не проста, потому что иногда в сторону уходишь и ты сам, поскольку начинает обсуждаться что-то, что тебе реально интересно (например, Лас-Вегас). То есть, роль требует определенной само-дисциплины.

    Кроме этого, может так случиться, что всплывет действительно важный вопрос, который не был заявлен в повестке. В этом случае задача смотрящего – быстро с коллегами решить, будем мы обсуждать этот вопрос сейчас, перенесем на следующий митинг, повесим его на кого-то персонально и т.д.

    2. Часовой (timekeeper) – роль неблагодарная, поскольку он всем затыкает рты и всех подгоняет. Но зато роль простая – положи перед собой часы, распечатку повестки и внимательно следи.

    3. Ведущий (facilitator) – это, наверное, самая сложная роль. Потому что хороший ведущий должен не просто смотреть за тем, кто говорит, кто не говорит, но еще и отслеживать реакцию людей. Вот человек фыркнул – очевидно, он не согласен с тем, что было только что сказано. Нужно дать ему слово. Потому что еще половина могла не согласиться, но при этом они даже не фыркают. Зато в курилке потом обсудят все в подробностях и матом.

    Особенно сложна роль ведущего на распределенных совещаниях. В чем специфика распределенных совещаний? Люди на той стороне нажимают кнопку Mute и дальше становится непонятно, что они там делают. То ли слушают, то ли углубились в чтение почты, то ли ушли за чаем, то ли смеются там хором над тобой.

    В конце спрашиваешь “Коллеги, есть ли вопросы?” Кнопка Mute отжимается: “Нет”. Что это было? Они со всем согласны или все прослушали? Бог его знает…

    В свое время, наша команда переходила в новый проект, где нам надо было работать с абсолютно нам незнакомым инструментом. Чтобы как-то войти в курс дела руководство попросило одного коллегу из Аргентины прочесть нам по телефону 2-часовой тренинг по теме. Это было очень кстати – у меня как раз накопилось много непрочитанной почту. Вот, думаю, как раз на тренинге и поразгребаю.Тренинг начался. Я как менеджер команды поприветствовал коллегу: “Рикардо, привет! Мы тебя внимательно слушаем” После чего нажал Mute и углубился в почту.

    Рикардо что-то минут 5 объяснял, после чего неожиданно выстрелил: “Алекс, а ты не мог бы привести пример того, о чем я только что говорил” Я почувствовал себя как в школе – знаете, когда вас застали на месте преступления. :) “Эээ, Рикардо, а ты не мог бы повторить это еще раз, я тут немного отвлекся” – “Не вопрос”. Рикардо повторил и заставил меня таки привести этот долбанный пример.

    Интересное было дальше. Рикардо в течение двух часов дернул каждого, кто был на тренинге. Очевидно, у него лежал листочек со списком участников, и он напротив нас ставил галочки. Но. Я все два часа сидел и внимательно слушал этот тренинг. Хотя изначально такого намерения не было. Вот что делает с участниками грамотно выполненная работа Ведущего.

    4. Писарь (recorder) – роль простая, сиди себе и все фиксируй. Фиксировать лучше сразу в электронном виде. Тогда люди будут получать заметки с совещания практически моментально. Если вы не уверены, что правильно что-то записали (например, не вполне поняли английский одного из коллег), пошлите свои заметки кому-нибудь на проверку. А после одобрения уже на всех.

    Коллеги, попробуйте сейчас критически взглянуть на свои совещания – и если вам кажется, что совещания не вполне эффективны, все ли роли выполняются у вас? Если не все, то возможно, вы можете взять на себя какую-то из них?

     

    9 responses to “О совещаниях: Часть 3. Проведение”

    1. Важно еще следить за повесткой в разрезе последовательности обсуждения.

      То есть если в повестке написано

      1. Сформулировать проблемы поддержки
      2. Подвести итоги месяца
      3. Решить проблемы разработки в будущем

      и в ходе обсуждения второго пункта нельзя допускать ни возвращения к первому – потому что поддержку мы уже обсудили, все вопросы по ней выяснили. Если есть замечания, то скажите их сразу. Ни забегать вперед: да, то, что вы сейчас говорите это важно для разработки, но давайте это сейчас отметим где нибудь и вернемся, когда этот пункт наступит.

      Это позволит тем, кому интересен только один пункт встречи не приходить на всю встречу, а зайти на 15 минут и уйти, решив свои проблемы, будучи уверенным в том, что без него тут ничего не добавят и не выкинут.

      почерпнуто в Дедлайне у Демарко

    2. и в ходе обсуждения второго пункта нельзя допускать ни возвращения к первому – потому что поддержку мы уже обсудили, все вопросы по ней выяснили. Если есть замечания, то скажите их сразу. Ни забегать вперед: да, то, что вы сейчас говорите это важно для разработки, но давайте это сейчас отметим где нибудь и вернемся, когда этот пункт наступит.

      Это позволит тем, кому интересен только один пункт встречи не приходить на всю встречу, а зайти на 15 минут и уйти, решив свои проблемы, будучи уверенным в том, что без него тут ничего не добавят и не выкинут.

      В таком разрезе да. Но если никто с митинга не уходит, не приходит, то имхо можно и возвращаться к вопросам. А ну как действительно что-то важное забыли обсудить? :)

    3. В принципе, логично предположить, что важное не будет забыто и так:)
      А вот примеров того, что случайно всплывшее малосущественное уточнение затягивало обсуждение на черт знает сколько и не давало реально оценивать время собрания пару примеров привести смогу.

      Та мера, про которую я говорю, позволяет увеличить эффективность собрания тем, что кто то проведет на нем меньше времени и не будет сидеть просто так. Да, такое может понадобиться всего раз в месяц, однако если не формировать привычки соблюдать повестку даже в таких мелочах, то и этого раза в месяц не сможет быть.

    4. Согласен, есть такое дело.:)

    5. Вот тут есть довольно интересные подкасты на тему эффективных совещаний (очень многое перекликается с написанным).

      http://www.manager-tools.com/2005/08/effective-meetings-get-out-of-jail
      http://www.manager-tools.com/2005/08/effective-meetings-part-two
      http://www.manager-tools.com/2005/08/effective-meetings-theres-more

    6. [...] О совещаниях: Часть 3. Проведение [...]

    7. Вот тут есть довольно интересные подкасты на тему эффективных совещаний (очень многое перекликается с написанным).

      Спасибо, буду послушать!

    8. [...] Часть 3. Проведение Posted on December 12th, 2011 Александр Орлов 7 comments [...]

    9. На мой взгляд самой интересной темой является именно эта. И ее надо продолжать раскрывать =)

      То есть – как именно вводить обсуждение в требуемое русло, как активировать закисшее обсуждение, как быстро погасить конфликт, как дать понять ведущему, что он принимает решение под воздействием эмоций и т.д. и т.п. Прикладная психология.

      У меня после некоторых совещаний возникает желание обратиться в срочную психологическую помощь =( и для себя и для прочих участников.

    Leave a reply

    You must be logged in to post a comment.