• О совещаниях: Часть 4. Протокол

    Posted on December 18th, 2011 Александр Орлов 7 comments

    Сага про совещания продолжается. Содержание предыдущих серий:

     
    Поговорим теперь о такой штуке как протокол. Или о meeting minutes, “минутках”, как их иногда ласково называют те, кто работают с англоязычными коллегами.

    Помнится, когда мы проводили тренинги в офисе Yota, то обратили внимание, что у ребят в переговорках лежат шаблоны для ротокола совещаний. Это очень правильно. Потому что полезность совещания без написанного (хоть в каком-то виде) протокола вызывает вопросы. Как говаривал знаменитый CEO компании IBM Лу Герстнер:

    People don’t do what you expect. They do what you inspect.

    (Люди не делают то, что вы ожидаете. Они делают то, что вы проверяете.)

    Люди могут забывать о договоренностях – осознанно или неосознанно (работы у всех много в голове все удержать трудно). Люди иногда болеют, опаздывают, уходят в отпуск и уезжают в командировки. В их отсутствие происходят какие-то договоренности, о которых им иногда неплохо бы знать.

    Некоторые команды практикуют фотографировать доски после своих обсуждений. Это прекрасное средство напомнить тем, кто был на совещании, то, что там происходило. Но у тех, кто не был, разрисованная доска может вызвать приступ паники. Или хохота – в зависимости от того, что там нарисовано.

    Кто-то записывает совещания на аудио или видео. Это довольно полезно в плане изучить особенности акцентов и диалектов участников совещания (если вы работаете в мульти-национальной команде). Но в этом случае вы сможете понять, до чего договорились на совещании, только потратив столько же времени, сколько совещание шло.

    Протокол решает сразу несколько задач:

    • Он фиксирует договоренности, чтобы у всех сторон не было разногласий в том, как они их понимают.
    • Протокол дает возможность узнать что происходило на совещании и до чего договорились тем, кто на совещании не был.
    • Протокол дает возможность тем, кто на совещании был, вспомнить, что там было

     
    Форматы протоколов разнятся в зависимости от целей совещания. Но обычно он включает в себя несколько полей:

    —————————————-

    (Обратите внимание – протокол рассылается всем, кого это совещание затрагивает или может затронуть)

    1. Название совещания

    2. Дата совещания

    3. Участники – чтобы все понимали, кто присутствовал при принятии решений и обсуждении.

    4. Резюме – краткие итоги совещания: до чего договорились.

    5. Действия (в формате кто-что-когда) – список действий, на кого они были назначены и крайние сроки исполнения.

    Чтобы какие-то действия появились – в конце обсуждения каждого пункта повестки ведущий совещания может задавать сакраментальный вопрос: “Коллеги, таким образом, кто, что и когда будет делать? Что нам записать?” Это очень сильно сподвигает участников совещания брать на себя какие-то действия. :)

    6. Детали – детальная информация о том, что обсуждалось, и почему были приняты те или иные решения. Степень детализации добавляйте по вкусу и по мере наличия свободного времени и необходимости.

    Шаблон правильного протокола можно скачать вот здесь: шаблон протокола

    Если у вас не принято писать протоколы совещаний – ничто не мешает вам завести эту привычку. Порядка это добавит несомненно.

    Если же у вас есть что добавить к протоколированию – буду рад прочитать ваши мнения в комментариях.

     

    7 responses to “О совещаниях: Часть 4. Протокол”

    1. “Кто-то записывает совещания на аудио или видео. Это довольно полезно в плане изучить особенности акцентов и диалектов участников совещания (если вы работаете в мульти-национальной команде). Но в этом случае вы сможете понять, до чего договорились на совещании, только потратив столько же времени, сколько совещание шло.”

      Многое зависит от того, как использовать аудио и видео запись на встрече. Диктофон не должен заменять протокол – он должен дополнять.

      Приходя на совещание, я включаю запись и если какие то формулировки, замечания, точки зрения мне кажутся интересными, нужными чтобы их законспектировать или запомнить или обсудить отдельно, я просто записываю в блокнот время, в которое это обсуждалось и ключевые слова.

      Это позволяет не передергивать говорящего, просить повторить и не уходить разговор в сторону – если это вопрос по которому лучше поговорить отдельно и тет а тет.

    2. Борис, спасибо, хороший момент. Как дополнение – очень хорошо. Особенно, когда возникают разногласия по поводу того, кто и что говорил. :)

    3. шаблон протокола – битая ссылка

    4. шаблон протокола – битая ссылка

      Спасибо, поправил.

    5. Ну вот тут что есть то есть – протоколы именно по такой форме мы всегда делаем!

    6. [...] Все мы знаем, что в совещаниях можно угробить тысячи человеко-лошадей и истрепать километры нервов О некоторых практических советах по проведению совещаний написал Саша Орлов. Пользуясь его любезностью выкладываю ссылки на «сагу о совещаниях»: Как проводить совещания: давайте разбираться О совещаниях: Часть 1. Повестка О совещаниях: Часть 2. Подготовка О совещаниях: Часть 3. Проведение О совещаниях: Часть 4. Протокол [...]

    7. [...] О совещаниях: Часть 4. Протокол [...]

    Leave a reply

    You must be logged in to post a comment.