• Техника времяуважения

    Posted on March 1st, 2010 Александр Орлов 1 comment

    Вероятно, многие знают о знаменитой матрице Эйзенхауэра “Срочность-Важность”. Для тех, кто не знает – в двух словах, что это такое.

    Все дела, которые мы делаем в течение дня, можно разделить на 4 типа:

    • Важные и срочные: тушение возникающих пожаров, спасение релиза, срочная замена только что уволившегося сотрудника и пр.
    • Важные и не срочные: планирование релиза, управление рисками, кправление качеством, разговоры с сотрудниками один на один и т.д.
    • Не важные и срочные: ответить на звонок коллеги, срочно созванное совещание на тему, как устроить 8-е марта на работе и т.д.
    • Не важные и не срочные: посмотреть фильм “Наша Раша. Яйца судьбы.”, посмотреть новости по теле-ящику и пр.

    Товарищ Эйзенхауэр говорит нам (и с ним соглашаются все гуры тайм менеджмента), что надо как можно больше времени проводить в квадрате важных и не срочных дел.

    Действительно, если не полениться и потратить время на осмотр у стоматолога, то потом не придется в самый неудобный момент бегать с флюсом и вырывать зубы. Или если толково вначале спланировать релиз и подумать заранее про проблемы у заказчика, то потом не надо будет с шеей в мыле тушить возникающие факапы. (Ну, по крайней мере, факапов станет меньше.)

    Но тут есть нюанс. Если мы посмотрим на рабочие коммуникации, то обнаружим, что зачастую срочность многих из них – искусственно создана. Нет для нее какой-либо реальной необходимости.

    Рассмотрим два средства рабочей коммуникации: e-mail и телефон.

    E-mail, вообще говоря, предназначен для решения не срочных вопросов. Нельзя, послав человеку e-mail, ожидать, что он его тут же прочтет и ответит. Человек может работать с закрытым почтовым клиентом. Требование работать все время с открытым почтовым клиентом не поможет, потому что человек может быть на совещании, на обеде или в туалете.

    Телефон, напротив, предназначен для решения срочных вопросов. Мы звоним человеку и предполагаем, что он тут же нам ответит, где бы он ни находился и что бы ни делал.

    В реальности же что происходит на работе? Допустим, менеджер пишет какой-нибудь отчет, ему становятся нужны какие-то данные. Он звонит сотруднику (или просто вламывается на его рабочее место) с вопросом: “Серега, сколько там ты дефектов закрыл на прошлой неделе?” В итоге, Серега отвлекается от работы, выпадает из контекста, чтобы ответить менеджеру на его вопрос. Вопрос этот не всегда срочный. (Что мешало менеджеру послать Сереге письмо днем раньше?)

    Вторая ситуация: менеджер пишет сотруднику письмо: “Вася, через 2 минуты пришли мне, пожалуйста, точные данные по твоему модулю”. Вася в этот момент курит с коллегами, обсуждая архитектуру этого самого модуля. После чего, через 15 минут открывает свой почтовый клиент и видит, что он уже опоздал с посылкой данных менеджеру. Менеджер затаивает злобу, хотя виноват исключительно он сам. Что мешало запросить данные заранее? Или позвонить по телефону, если срок задачи истекает через 2 минуты?

    Ситуация третья: приходит один сотрудник в комнату и тут же оглашает комнату громким кличем: “Хей, чуваки, а кто вчера смотрел Лигу Чемпионов?” Все отвлекаются, выпадают из контекста работы и давай обсуждать футбол. Что мешает обсудить этот безусловно важный вопрос на обеде, если ты заходишь в комнату и видишь, что коллеги работают?

    Резюме тут, на самом деле, простое. На работе, как и в жизни вообще, надо стараться делать важные и не срочные вещи. А это те вещи, которые зачастую требуют сосредоточения. Задача менеджера – не создавать излишнюю суету, а думать заранее. Чтобы не превращаться в пожарника самому, и не отвлекать своими мега-срочными запросам своих сотрудников. Сотрудники обычно не могут послать менеджера, им как-то неудобно – начальник все-таки.

    • Срочные вопросы надо решать по телефону (мессенджеру) или приходя к человеку лично.
    • Не срочные вопросы – по e-mail’у или в отдельно выделенное время (обед, кофе, курилка)

    Более того, эту модель надо обязательно донести до сотрудников. По опыту консультирования команд это существенно улучшает ритм работы и повышает производительность команды, снижая количество сожженых нервов.

    Уважайте свое и чужое время.

     

    One response to “Техника времяуважения”

    1. В действительности, когда стараешься свести факторы “отвлекаемости” к минимуму и держаться в квадрате важных и несрочных дел, то самое чувство уважения к чужому времени развивается непроизвольно. Это очень хорошая привычка. Спасибо, Александр.

    Leave a reply

    You must be logged in to post a comment.